طراحی داخلی فضای کار اشتراکی

فضای کار مشترک که گزینه کاری جدیدی چه برای پذیرش چند کارمند جدید، یک تیم کامل یا کل عملیات است، می‌تواند شرکت شما را از هزینه، زمان و استرس خرید و حفظ فضای خود صرفه جویی کند. در این نوشته، کارشناسان دکوطرح هر آنچه را که باید در مورد فضای کاری مشترک بدانید و چیزهایی که باید برای طراحی داخلی فضای مشترک کاری در نظر بگیرید را به شما می‌گویند تا بتوانید انتخاب مناسبی برای کسب و کار خود داشته باشید.

 

قبل از خواندن این نوشته توصیه می‌شود نوشته‌های زیر را نیز مطالعه کنید:

• بازسازی فضای کار اشتراکی
• 5 نکته برای داشتن فضای کاری مفید
• 6 نکته برای طراحی فضای کاری کامل

 

 

طراحی داخلی فضای کار اشتراکی

فضای کار مشترک چیست؟

فضای کاری مشترک، دفتر یا محیط دیگری است که در آن افراد خود اشتغال یا افرادی که توسط مشاغل مختلف استخدام می‌شوند، تجهیزات، ایده‌ها و دانش را برای بهبود همه افراد درگیر به اشتراک می‌گذارند. علاوه بر این، مفهوم فضای کاری مشترک فراتر از فضای فیزیکی، فضایی که افراد مختلف در آن جمع می‌شوند، به قلمرو یک جامعه مبتنی بر اعتماد متقابل، ارزش‌های مشترک و هم افزایی ناشی از کار در کنار سایر متخصصان همفکر گسترش می‌یابد.

فضای کاری مشترک همچنین با چندین نام دیگر هم معروف است، از جمله:

• فضای کار مشترک.
• فضای کار جمعی.
• فضای کاری مشارکتی.
• فضای اداری موقت.
• فضای اداری از راه دور.
• فضای اداری انعطاف پذیر.

حتی برخی از آن به عنوان یک دفتر مجازی یاد می‌کنند زیرا این یک راه آسان برای ایجاد یک آدرس پستی بدون هزینه اجاره و کارمندان دفتر خود است.

 

فضای کار مشترک چه تفاوتی با اشتراک گذاری دفتر دارد؟

نام رایج دیگری که ممکن است در ارتباط با فضای کاری مشترک بشنوید، اشتراک گذاری اداری است. در ظاهر، این دو اصطلاح ممکن است مترادف به نظر برسند، اما در واقع مفاهیم بسیار متفاوتی هستند. اشتراک دفتر ترتیبی است که در آن شرکتی که مالک یا مدیریت یک فضای بزرگ است، دفاتر اضافی را به یک شرکت کوچک‌تر اجاره می‌دهد. بنابراین، برای مثال، تصور کنید که اینتل یک فضای اداری بزرگ را اجاره می‌کند، اما به هر دلیلی، تنها از سه چهارم آن فضا استفاده می‌کند. ممکن است اینتل یک چهارم دیگر را به یک شرکت معماری یا یک آژانس تبلیغاتی یا یک گروه مشاوره اجاره دهد. بنابراین، آن‌ها یک دفتر را با یک تجارت دیگر به اشتراک می‌گذارند. اینتل از یک دارایی استفاده نشده درآمد دریافت می‌کند، در حالی که کسب و کار دیگر به یک محیط اداری حرفه‌ای دسترسی پیدا می‌کند که در غیر این صورت ممکن است قادر به پرداخت آن نباشند. این برخلاف فضای کاری مشترکی است که توسط یک شرکت شخص ثالث مدیریت می‌شود که در آن اینتل، شرکت معماری، آژانس تبلیغاتی، گروه مشاوره و دیگران دفاتر یا میزهایی را اجاره می‌کنند و با هم در یک فضا کار می‌کنند. بنابراین، همه آن‌ها در یک فضای کاری مشترک با بسیاری از مشاغل دیگر فعالیت می‌کنند.

 

چه کسی از فضای کار مشترک استفاده می‌کند؟

فریلنسرها

کار روی کاناپه یا پشت میز آشپزخانه، در اتاق خوابگاه یا در یک کافه شلوغ می‌تواند منزوی کننده، بی انگیزه، حواس پرتی و دشوار باشد. به همین دلیل است که بسیاری از فریلنسرها و کارکنان عرصه فناوری و دیجیتال از یک فضای کاری مشترک به عنوان دفتر خود استفاده می‌کنند. در آنجا، آن‌ها می‌توانند کار کنند، شبکه سازی کنند، معاشرت کنند، با دیگران طوفان فکری کنند و از مزایای یک محیط اداری بدون هزینه ساخت و نگهداری خود لذت ببرند.

 

کارآفرینان

انواع مختلفی از کارآفرینان وجود دارد اما همه می‌توانند از پایه گذاری کسب و کار خود در یک فضای کاری مشترک سود ببرند. اول از همه، انجام این کار می‌تواند به صرفه جویی در سرمایه‌ای که به سختی به دست آورده‌اید برای هزینه‌های مهم‌تر (مانند تکمیل محصول یا خدمات خود) کمک کند. اجاره یک فضای اداری گران قیمت و مستقل یا محدود کردن خود با اجاره بلندمدت، یک تخلیه جدی برای حساب بانکی شما است. با انجام تجارت از یک فضای کاری مشترک، کسری از هزینه نگهداری دفتر خود را پرداخت می‌کنید.

 

کارآفرینان سبک زندگی

کارآفرین سبک زندگی شخصی است که با هدف تغییر سبک زندگی شخصی خود کسب و کاری ایجاد می‌کند. انتخاب تنها کسب درآمد بیشتر یا ایجاد یک محصول پیشگامانه نیست. در واقع، بسیاری از کارآفرینان سبک زندگی در چند سال اول نسبت به کار در یک شغل “متعارف” درآمد کمتری دارند. یک کارآفرین سبک زندگی بیشتر بر پاداش‌های زندگی (به جای پاداش‌های پولی) برای کسانی که علاقه واقعی به کار خود دارند و از کاری که انجام می‌دهند لذت می‌برند، تمرکز می‌کند. برخلاف شغل معمول 9 به 5 که در آن یک فرد هر روز از یک مکان کار می‌کند، یک کارآفرین سبک زندگی معمولاً به صورت آنلاین کار می‌کند و می‌تواند از هر جایی که انتخاب کند فعالیت کند. تنها چیزی که آن‌ها نیاز دارند یک کامپیوتر (معمولاً یک لپ تاپ) و یک اتصال اینترنت است تا کارها را ادامه دهند. این یک فضای کاری مشترک را به مکانی عالی برای یک کارآفرین سبک زندگی برای راه اندازی فروشگاه و انجام کار تبدیل می‌کند.

 

کسب و کارهای انفرادی

یک فرد انفرادی واقعی حرفه‌ای است که کسب و کاری را راه اندازی و توسعه می‌دهد که قابل حمل، مقیاس پذیر است و درآمد منفعل ایجاد می‌کند، همه این‌ها بدون کمک سایر کارمندان. این بدان معنا نیست که افراد انفرادی باید همه این کارها را خودشان انجام دهند. آن‌ها ممکن است فریلنسرها یا پیمانکاران را استخدام کنند، اما همچنان مسئولیت کامل اداره تجارت خود را بر عهده دارند. فضای کاری مشترک برای کارآفرینان انفرادی عالی است زیرا مکانی را برای هماهنگ کردن فعالیت‌های روزانه آن‌ها (و فعالیت‌های فریلنسرهایی که ممکن است استخدام کنند) فراهم می‌کند که هم الهام‌ بخش است و هم عاری از حواس‌ پرتی ناشی از کار در خانه.

 

 مشاوران

مشاوران به سایر افرادی که در یک زمینه خاص کار می‌کنند، مشاوره تخصصی می‌دهند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف خود برسند. به این ترتیب، آن‌ها بیشتر تجارت خود را به صورت آنلاین، تلفنی یا با مراجعه حضوری به مشاغل انجام می‌دهند. کار از یک فضای کاری مشترک یک راه ایده آل برای ایجاد یک کسب و کار مشاوره از پایه است، زیرا فضای حرفه‌ای را فراهم می‌کند که در آن می‌توانید تماس بگیرید، به صورت آنلاین ملاقات کنید، و حتی مشتریان را بدون هزینه‌ای برای حفظ فضای شخصی خود میزبانی کنید. این نوع محیط‌های کار مشترک نیز به شما کمک می‌کند تا در لحظه به یک جلسه حضوری بروید، زیرا نیازی نیست نگران آنچه در دفتر هستید در حالی که دور هستید باشید.

 

 تیم‌های محلی

بسیاری از مشاغل مستقر در حال کشف مزایای فضای کاری مشترک برای تیم‌های محلی خود هستند. این روزها فضای کاری در بالاترین حد خود قرار دارد، و ممکن است پیدا کردن مکان مناسب برای همکاری یک تیم جدید در یک دفتر موجود دشوار باشد. به‌جای بسته‌ بندی اعضای تیم مانند ساردین یا وادار کردن آن‌ها از اتاق استراحت، آن‌ها را در یک فضای کاری مشترک چند روز در هفته قرار دهید تا جایی برای حرکت و همکاری در حد دلخواه خود داشته باشند. آن‌ها همیشه می‌توانند به دفتر اصلی شما، یا حتی از راه دور، برای جلسات تیم گزارش دهند و با کسب و کار به طور کلی در ارتباط باشند.

 

تیم‌های از راه دور

این روزها تیم‌های از راه دور بیشتر و بیشتر رایج شده‌اند و یک فضای کاری مشترک بهترین راه برای ارائه یک مکان حرفه‌ای برای کار است. دفتر اصلی کسب و کار شما ممکن است در یک شهر (به عنوان مثال، شهر نیویورک) واقع شده باشد، در حالی که تعدادی از کارمندان یک تیم راه دور در یک شهر دیگر (مثلاً بوستون) تشکیل می‌دهند. این تیم راه دور ممکن است یک دفتر ماهواره‌ای کاملاً جدید و مستقل نباشد (که در زیر به آن پرداخته می‌شود)، اما آن‌ها هنوز باید در یک فضای اختصاصی گرد هم آیند تا کار خود را انجام دهند. تیم راه دور می‌تواند هر روز به محل کار خود گزارش دهد و از طریق کنفرانس ویدئویی و فناوری مشابه با دفتر اصلی در تماس باشد.

 

اعضای  تیم‌های توزیع شده

اعضای تیم‌های توزیع‌ شده نیز از حرکت فضای کاری مشترک برای تأثیرات زیادی استفاده می‌کنند. صاحبان مشاغلی که عملیات خود را از یک مکان مرکزی اداره می‌کنند و اعضای تیم یا مترجمان آزاد را از مکان‌های دیگر به کار می‌گیرند، می‌توانند با فراهم کردن دسترسی به یک فضای کاری مشترک در نزدیکی هر کارمند، به این نوع تیم کمک کنند که سازنده بماند. سپس کارمندان مکانی برای کار دارند که عاری از شلوغی و شلوغی کافی‌ شاپ گوشه‌ای باشد، انعطاف‌پذیر باشد و برای کسب‌ و کار بسیار کم‌ هزینه‌تر از خرید دفتر کار خودشان باشد.

 

کارمندان دورکار

فرقی نمی‌کند این روزها از خانه کار می‌کنید یا تیمی را مدیریت می‌کنید که این کار را انجام می‌دهد، یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت مداوم، حفظ تمرکز در یک محیط جدید است. بهره وری یک نگرانی کلیدی برای مشاغل با کارمندانی است که هر روز از روی میز آشپزخانه یا مبل اتاق نشیمن خود کار می‌کنند. برای برخی از کارمندان کار از خانه، یادگیری حفظ کارایی به آسانی 1-2-3 است. اما برای دیگران، این مبارزه ای است که احساس می‌کنند هرگز برنده نخواهند شد. به عنوان یک مدیر یا مالک، می‌توانید با دادن دسترسی به یک فضای کاری مشترک در نزدیکی، به اعضای تیم خود بهترین شانس را برای موفقیت بدهید. سپس کارمندان می‌توانند «از خانه خارج شوند» و وارد فضایی شوند که برای فعالیت‌هایی که کسب‌وکار شما و تیم‌تان به آن نیاز دارند، مناسب‌تر باشد.

 

سایر کارمندان

کسب‌ و کارها در هر اندازه و نوع متوجه شده‌اند که کارکنان می‌توانند بهره‌وری، خلاقیت و همکاری خود را حتی زمانی که از هر جایی کار می‌کنند حفظ کنند. دیگر اعضای تیم مجبور نیستند هر روز به یک دفتر فیزیکی گزارش دهند. آن‌ها به معنای واقعی کلمه می‌توانند در هر جایی زندگی کنند و برای همکاری با یکدیگر، دسترسی به منابع و ارتباط با مدیریت، از راه دور کار کنند و در حالی که تعداد کمی از کارمندان ممکن است از هر جایی کار کنند، کار خود را از یک دفتر خانگی انجام دهند، اکثریت قریب به اتفاق ترجیح می‌دهند کار خود را هر روز از یک فضای کاری مشترک انجام دهند. گزارش دادن به یک فضای کاری، به جای میز آشپزخانه، به آن‌ها حس هدف و تمرکزی می‌دهد که در هیچ جای دیگری یافت نمی‌شود.

 

استارتاپ‌ها

از هر استارتاپی بپرسید: «چرا فضای کاری مشترک را دوست دارید؟» و آن‌ها خوشحال خواهند شد که آن را ستایش کنند و به شما بگویند که چگونه به آن‌ها کمک کرد تا تجارت خود را توسعه دهند. این به این دلیل است که در زمانی که این پول برای تحقیق، توسعه و بازاریابی به شدت مورد نیاز است، فضاهای کار مشترک هزینه‌های سربار را پایین نگه می‌دارند.

 

 مشاغل کوچک

کسب و کارهای کوچک اغلب از فضای کاری مشترک به دلیل موقعیت متمرکز آن با دسترسی آسان به حمل و نقل، غذاخوری، خرید و سایر امکانات استفاده می‌کنند. و برخی از فضاهای کار مشترک مظهر تجمل، کلاس و حرفه‌ای بودن هستند. اکثر کسب و کارهای کوچک نمی‌توانند به تنهایی آنچه را که می‌توانند با هزینه ماهانه کم در یک محیط کاری مشترک دریافت کنند، بپردازند.

اما چرا آن‌ها این کار را انجام می‌‌دهند، و چرا باید آن را نیز در نظر بگیرید؟ به دلیل مزایای زیادی که کار از این نوع دفاتر می‌تواند داشته باشد. ادامه مطلب را دنبال کنید تا دلایل قانع کننده‌ای برای طراحی داخلی فضای اشتراکی‌تان به شما بدهیم! ما تعدادی از آن‌ها را در ادامه مقاله به تفصیل مورد بحث قرار خواهیم داد، اما در اینجا فقط چند راه برای کسب و کار شما وجود دارد که می‌تواند از راه اندازی دفتر ماهواره‌ای در یک فضای کاری مشترک بهره مند شود:

• دسترسی به استعدادهای جدید.
• استخدام آسان‌تر.
• خدمات مشتری کارآمد.
• شناخت برند محلی.
• اتصال قوی‌تر به پایگاه مشتری در اطراف دفتر.
• بهبود درک از شرکت.
• ورود به بازارهای جدید.
• شبکه‌های ساده.
• کاهش زمان رفت و آمد.
• همکاری تجاری و تیمی بهتر.

شرکت‌ها و شرکت‌ها در هر اندازه از فضای کاری مشترک به نفع خود استفاده می‌کنند. در حالی که بسیاری از این کسب‌ و کارها ساختمان‌های اختصاصی خود را دارند، از امکانات لوکس و مدرن فضاهای کار مشترک برای سرگرم کردن مشتریان، گسترش تیم‌های خود، ایجاد دفاتر در مکان‌های جدید و کمک به کارکنان خود برای حفظ انگیزه استفاده می‌کنند.

 

آیا کسب و کار شما به یک فضای کار مشترک نیاز دارد؟

آیا کسب و کار شما به یک فضای کاری مشترک نیاز دارد؟ بدون دانستن موقعیت منحصر به فرد شما، نمی‌توانیم دقیقاً به آن پاسخ دهیم، اما می‌توانیم بگوییم: “احتمالا”. شرکت‌های بزرگ و کوچک می‌توانند از مستقر کردن افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و حتی کل عملیات در یک فضای کاری مشترک بهره ببرند. حتی اگر کسب و کار شما از قبل مکانی برای کار دارد یا دفتر خود را اجاره کرده است، راه‌های زیادی برای استفاده از یک فضای کاری مشترک به نفع شما وجود دارد.

در اینجا فقط چند سناریو وجود دارد:

• رشد بیش از حد دفتر فعلی شما.
• راه اندازی یک تیم ماهواره‌ای.
• ملاقات با سرمایه گذاران.
• استخدام کارمندان فصلی یا پروژه محور.
• کار در حین سفر با استفاده از یک روزه.
• گسترش کسب و کار خود به یک ایالت، شهر یا کشور جدید.
• هزینه بالای اجاره فضای کنفرانس.
• استفاده از فضای اداری موقت در حین ساخت و ساز یا طراحی داخلی.
• مسکن کسب و کار شما در حین جابجایی.
• میزبانی یک رویداد.

با یک فضای کاری مشترک، زمانی که یکی از این موقعیت‌ها، یا هر تعداد دیگری، بر نحوه کار شما تأثیر می‌گذارد، لازم نیست نگران پیشرفت و درآمد از دست رفته باشید. تیم شما و کسب‌ و کار شما می‌توانند کاری را که به بهترین شکل انجام می‌دهند ادامه دهند: ارائه بهترین محصول یا خدمات به مشتریان خود. همه بدون وقفه‌هایی که باعث کاهش بهره وری می‌شود.

 

مزایای داشتن فضای کار مشترک

مدیریت بحران

در یک قرارداد اجاره متعارف، مدیریت بحران مستقیماً بر دوش شما قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، اگر اینترنت قطع شود یا لوله ای در حمام خراب شود، باید توجه خود را از کسب و کار خود به بازگرداندن یک محیط کاری مساعد منحرف کنید. این می‌تواند به معنای از دست دادن زمان، از دست دادن انرژی و از دست دادن درآمد باشد. اما وقتی کسب و کار خود را در یک فضای کاری مشترک قرار می‌دهید، شرایط اضطراری زیر ساختی تمرکز تیم شما را از کار در دست منحرف نمی‌کند.

 

طراحی الهام بخش

بهترین فضاهای کاری مشترک با طراحی الهام‌ بخش در ذهن ساخته و تزئین شده‌اند. این به معنای الهام بخشی برای تیم شما، یک تصویر حرفه‌ای برای کسب و کار شما و یک “وای!” عاملی برای مشتریان و مشتریانی که ممکن است به شما مراجعه کنند.

 

امکانات رفاهی

وقتی کسب و کار خود را در یک فضای کاری مشترک قرار می‌دهید، فوراً به امکانات رفاهی زیادی دسترسی پیدا می‌کنید که هر زمان که به آن‌ها نیاز داشتید در دسترس هستند.

 

همکاری بسیار مفید

همکاری در مورد کار کردن با یکدیگر در یک رابطه سودمند متقابل برای ارائه محصولات، خدمات یا راهنمایی‌هایی است که هر یک از طرفین برای پیشبرد نیاز دارند. در یک فضای کاری مشترک، تیم شما در کنار افراد حرفه‌ای از انواع مختلف کسب و کار کار می‌کند. این نزدیکی به شما امکان می‌دهد با مدیران عامل، نویسندگان، نمایندگان بازاریابی، طراحان گرافیک، ویراستاران، هنرمندان دیجیتال، عکاسان و متخصصان از همه نوع همکاری کنید.

 

بهره مندی از زیرساخت‌ها

مراقبت از زیرساخت‌هایی مانند برق، آب، گاز، اینترنت، پشتیبانی فنی و لوازم روزانه که تیم شما به آن وابسته است، می‌تواند بخش خوبی از روز کاری شما را اشغال کند. حتی اگر روی پروژه‌ای متمرکز شده‌اید، همیشه کارهای جزئی (مثلاً پر کردن مجدد تونر و کاغذ در چاپگر) وجود دارد که باید قبل از پیشرفت انجام شود.

 

انعطاف پذیری مکان

سنگ بنای محیط‌های کاری مدرن، توانایی کار از راه دور است، به خصوص زمانی که پارادایم‌ها و شیوه‌های کاری به طور چشمگیری یک شبه تغییر می‌کنند. پایه گذاری کسب و کار خود در یک فضای کاری مشترک که دارای چندین مکان در شهری است که در آن کار می‌کنید، یا حتی در سراسر کشور، به این معنی است که تیم شما به انعطاف پذیری موقعیت مکانی دسترسی دارد که قبلاً هرگز نبوده است.

 

آزادی توسعه

یکی از بسیاری از جنبه‌های منحصر به فرد و مفید یک فضای کاری مشترک، انعطاف پذیری آن است، نه فقط در چندین مکان، بلکه در یک مکان واحد نیز. با یک فضای کاری مشترک، می‌توانید ردپای فیزیکی خود را گسترش دهید یا منقبض کنید تا نیازهای کسب و کارتان را در یک لحظه برآورده کنید. برای مثال، تیم شما می‌تواند در ماه آوریل از میزهای رزرو شده کار کند، در ماه مه به یک سوئیت خصوصی نقل مکان کند و در ژوئن به میزهای گرم باز گردد.

انجام این کار می‌تواند به شما در صرفه جویی در پول و سازگاری با نوسانات بهره وری، درآمد و بازار به طور کلی کمک کند که در دنیای تجارت اجتناب ناپذیر است.

 

سود بیشتر

مزایا همیشه با میزان کاری که در یک روز انجام می‌دهید سنجیده نمی‌شوند. گاهی اوقات، کسب و کار شما از میزان پولی که می‌تواند در فرآیند انجام کارها پس انداز کند سود می‌برد. فضاهای کاری مشترک هزینه‌های سربار را تقریباً به هیچ می‌رساند. این به شما امکان می‌دهد زمان، انرژی و سرمایه‌ای که به سختی به دست آورده‌اید را روی جنبه‌های مهم‌تر ساختن تجارت خود برای آینده متمرکز کنید.

فرقی نمی‌کند که شما یک فرد انفرادی هستید که یک استارت‌آپ را پرورش می‌دهد و کسب و کار کوچکی دارد، یا یک فریلنسر و کارمند دورکار هستید یا یا به فضایی برای تحقیق روی پایان نامه خود با سایر دوستانتان نیاز دارید، فضای کار اشتراکی چیزی ست که همیشه جواب می‌دهد! اگربرای طراحی داخلی فضای کار اشتراکی به کمک نیاز دارید، تیم دکوطرح اینجاست تا از صفر تا صد رویاهای شما را به بهترین شکل پیاده کند!

 

 

برای مشاوره‌ی رایگان می‌توانید با شماره‌های ۰۹۱۲۲۴۶۰۰۸۹ | ۰۹۱۲۱۴۷۱۸۴۷ به طور مستقیم تماس بگیرید.

نظرات خود را در ارتباط با این نوشته ما بنویسید.

با آرزوی بهترین‌ها.